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舉辦一場(chǎng)會(huì)議策劃時(shí)如何著手呢?

發(fā)布時(shí)間:2021-07-19 10:40:37瀏覽次數(shù):

  大型會(huì)議策劃往往要經(jīng)過(guò)一系列繁瑣的工作,若是某一步驟沒(méi)做好或做到位,可能會(huì)使得會(huì)議效果不盡人意,甚至出亂子。一份詳盡的會(huì)議活動(dòng)策劃方案能夠讓后期執(zhí)行更加省事,但詳盡的方案包含了很多事項(xiàng),如會(huì)議目的、規(guī)模、時(shí)間場(chǎng)地、與會(huì)人員、預(yù)算、會(huì)議形式、分工等等,在會(huì)議策劃時(shí)如何著手,要注意哪些方面呢?我們來(lái)聽(tīng)聽(tīng)鼎世新?tīng)I(yíng)銷是怎么說(shuō)的吧!

  一、與領(lǐng)導(dǎo)溝通了解會(huì)議目的

  會(huì)議策劃之前的溝通是必不可少的工作,了解領(lǐng)導(dǎo)舉行會(huì)議的目的,確定整個(gè)會(huì)議策劃的大方向,方案要體現(xiàn)出主辦方的意圖,否則完全是無(wú)用功。比如要溝通好會(huì)議的主題是什么?多大規(guī)模?請(qǐng)哪些領(lǐng)導(dǎo)來(lái)?議程是什么?有什么特別交代的事項(xiàng)?

  二、草擬初步方案,與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

  溝通之后應(yīng)該將初步的方案擬寫出來(lái),交給領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審核。因?yàn)樵跍贤ㄟ^(guò)程中,有可能出現(xiàn)理解偏差的情況,把方案寫到紙上,能夠及時(shí)糾正,避免走偏。同時(shí),如果領(lǐng)導(dǎo)需要修改,或者有新的想法,也可以及時(shí)加上去。

  三、細(xì)化方案

  初步方案確認(rèn)后,就要來(lái)細(xì)化每一個(gè)環(huán)節(jié)了,這一步驟是最重要的一步??砂凑铡皶?huì)前、會(huì)中、會(huì)后”的思路來(lái)安排好每一個(gè)步驟。

  1、會(huì)前準(zhǔn)備:會(huì)議通知、落實(shí)與會(huì)人員名單、安排會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)平面圖、會(huì)議簽到、會(huì)議材料發(fā)放等等。

  會(huì)前準(zhǔn)備工作量較大,會(huì)場(chǎng)的安排比較講究,根據(jù)不同的會(huì)議來(lái)布置現(xiàn)場(chǎng),同時(shí)也要考慮作為安排等等。

  2、會(huì)中:物料配合、人員配合

  會(huì)議每一個(gè)環(huán)節(jié)需要什么物質(zhì)材料配合?工作人員在每一環(huán)節(jié)應(yīng)做什么?都需要策劃到位。比如會(huì)議中有現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)的環(huán)節(jié),那么抽獎(jiǎng)游戲是用什么形式?

  四、合理分配工作

  執(zhí)行中很有可能出亂子,要懂得與同事分工合作,千萬(wàn)別一個(gè)人把全部活攬下來(lái)。如果真有什么特殊情況,到了緊要關(guān)頭往往都是顧得了頭顧不了尾了,因此分工合作是必需的,多一個(gè)人分擔(dān)處理當(dāng)然會(huì)更靠譜。

  五、主辦人公布策劃方案并宣布分工

  會(huì)議策劃方案確認(rèn)完成后,由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公布并分配工作,這一點(diǎn)很重要,畢竟自己沒(méi)有分工權(quán)力,同事不一定能全力執(zhí)行。由領(lǐng)導(dǎo)出馬,那就變成了自己分內(nèi)的工作,這是不一樣的性質(zhì)。

  完成了以上的會(huì)議策劃工作,那么執(zhí)行下去就會(huì)事半功倍。當(dāng)然,在執(zhí)行過(guò)程中會(huì)遇到各種各樣的情況,這時(shí)就需要及時(shí)調(diào)整,靈活處理啦!

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